Β ππ€π ππ¨ ππ€πͺπ¬ ππ’πππ‘ ππ£ππ€π ππ§ πππ£ π©π€π?
Ik kreeg altijd een onrustig gevoel van een onoverzichtelijke postvak -in. Door het gebruik van maar 5 mappen en de 2 minuten regel heb ik altijd een lege postvak in, hoef ik niet meer bang te zijn dat ik e-mails over het hoofd zie en houd ik duidelijk overzicht.
Bij veel ondernemers zit hun Postvak-In vol met e-mails.
Je krijgt iedere dag nieuwe e-mails waarvan een hoop niet interessant zijn. Je raakt het overzicht en soms zelfs e-mails kwijt, en vaak zijn dat juist de belangrijke e-mails.
Het kost in het begin even erg veel tijd maar een opgeruimde email inbox is zo fijn en geeft zoveel rust.
Ik geef een aantal tips om jouw inbox weer overzichtelijk te maken.
Gebruik je e-mail inbox als een soort brievenbus.
Alle nieuwe e-mails komen daar terecht en vanuit daar ga je ze ordenen. Maak verschillende mappen aan bijvoorbeeld de mappen:
- @actie
- @wachtenop
- @nieuwsbrieven
- @facturen
- @archief
Ik plaats over een @ voor zodat ze boven aan de mappenlijst komen te staan.
Mappenstructuur.
Ik hanteer voor het ordenen van de e-mails de 2 minuten regel. Is een e-mail niet binnen 2 minuten te beantwoorden of op te volgen dan gaat de e-mail naar de map @actie. Is de e-mail wel af te handelen binnen 2 minuten. Doe het dan ook direct.
@ππππ’π. Hierin plaats je de e-mails die actie nodig hebben. Bij voorbeeld een factuur die betaald moet worden of een e-mail beantwoorden of opvolgen wat langer duurt dan 2 minuten.
@Wachtenop. Hierin plaats je de e-mails waarvan je nog een antwoord verwacht.
@Nieuwsbrieven. Hier bewaar je de nieuwsbrieven die je echt waardevol vind en je graag wilt bewaren. Is de nieuwsbrief niet interessant of erger je er aan. Schrijf je dan gelijk uit voor die nieuwsbrief. Dat scheelt al vaak een hoop onnodige e-mails in je inbox.
@Facturen. Ik maak ook altijd een map met Facturen. Ik vind het erg fijn om de facturen snel terug te kunnen vinden in mijn mailbox. Ik plaats ze hier na betaling.
En last but not least een map met @ππ«ππ‘π’ππ. Hier plaats je alle e-mails die je wilt bewaren. Ook vanuit je @ππππ’π map of @ππππ‘πππ§π¨π© map, zodra de e-mail daar weg kan verplaats je het naar het archief. Met de handige zoekfunctie in je email programma vind je binnen enkele seconden de email die je zoekt zonder eindeloos langs je e-mails te scrollen.
Plan vervolgens in je agenda wanneer je de e-mails uit de @actie map gaat opvolgen. Bijvoorbeeld direct naar de lunch of misschien juist aan het einde van de werkdag.
Dit zijn de mappen die ik graag en veel gebruik. Maar dit kan je natuurlijk naar eigen wens in vullen. Probeer er wel rekening mee te houden dat je niet te veel mappen gebruikt. Anders raak je daar weer het overzicht in kwijt.Β
Krijg je in de loop van de dag veel e-mails binnen en raak je daardoor behoorlijk afgeleid? Dan adviseer ik om maximaal 2 a 3 x per dag je e-mail te controleren. Bijvoorbeeld 1 maal bij de start van je dag, eventueel nog een keer na de lunch en als aan het eind van de werkdag.
Controle en Overzicht.
Door het opvolgen van bovenstaande stappen creΓ«erΒ je overzicht en controle. Het kost in het begin wat tijd. Maar als je het systeem eenmaal onder de knie hebt schept het orde in de chaos. Maar vooral rust in je hoofd. Lukt het niet? Of heb je er simpel weg geen tijd voor? Schakel dan mijn hulp in. Neem contact met mij op zodat we samen kunnen kijken waarbij ik jou zou kunnen helpen.
Β